Verslag Bijzondere ledenvergadering
Datum : 8 maart 2011
Aanwezig bestuur : Gerard Voorn - voorzitter
: Eef van Amerongen - secretaris
: Ronald van der Veen - penningmeester
: Hans van Niel - bestuurslid VTZ
Totaal aanwezig : 29 leden
Stemgerechtigd : allen
Afwezig met bericht: Geen.
Afwezig zonder bericht: de overige leden
_______________________________________________________________
1. Opening
De voorzitter Gerard Voorn opent om 19.30 uur de vergadering. Hij heet iedereen van harte welkom. De opkomst is aan de magere kant, mede gezien het feit dat het een voor de vereniging belangrijk besluit betreft. Zoals in laatste ALV is afgesproken zou het bestuur de voorbereiding van de uitbreiding volgens het PvA in gang zetten. Door de ALV is gesteld dat het ontwerp in een extra ledenvergadering in het voorjaar 2011 wordt gepresenteerd, waarna besluitvorming zal plaatsvinden. Door het bestuur is de laatste maanden hard gewerkt aan het ontwerp en wil dit dan ook ter besluitvorming voorleggen. De agenda is conform de uitnodiging. Een ieder kan tijdens de vergade-
ring vragen stellen en/of opmerkingen maken
1. Opening;
2. Besluitvorming uitbreiding accommodatie;
3. Sluiting.
2. Besluitvorming uitbreiding accommodatie
2.1 Aanleiding en Plan van Aanpak
Gerard Voorn geeft een toelichting over de aanleiding en het Plan van Aanpak, zoals deze is gepresenteerd tijdens de laatste ALV. De omvang van de uitbreiding zal 2 ex-tra kleedruimtes, extra kleedruimte voor de meisjes, een bestuurskamer en een berg-ruimte bevatten, totale oppervlakte ca. 130 m2.
2.2 De financiële uitgangspunten; zijn conform het PvA. 1/3 deel van de kosten uit eigen middelen, 1/3 deel d.m.v. subsidies/sponsoring/veiling enz. enz. en 1/3 deel van de werkzaamheden d.m.v. zelfwerkzaamheid.
2.3 Planning; Na akkoord ledenvergadering zal het ontwerp verder worden uitge-werkt en de bouwvergunning zal worden aangevraagd. Na opdrachtverstrekking zou-
den de aannemer(s) deze zomer kunnen starten met de bouw en de geplande ople-vering is zomer 2012.
2.4 Organisatie; Na akkoord ledenvergadering zullen 2 commissies in het leven wor-den geroepen, een bouwcommissie o.l.v. Eef van Amerongen en een commissie fi-nanciën o.l.v. Ronald van der Veen.
2.5 Presentatie ontwerp door Eef van Amerongen; Middels een tekening wordt het ontwerp toegelicht. Tijdens de presentatie worden er diverse vragen gesteld;
Vraag: Is er door het bestuur geen overweging gemaakt de kleedaccommodatie te slopen en te vervangen door nieuwbouw.
Antwoord: Neen, is niet conform het PvA zoals tijdens de ALV gepresenteerd en waarvoor het bestuur mandaat heeft gekregen. Daarnaast wordt gesteld dat dit om kostentechnische redenen niet haalbaar is.
Vraag: Waarom is de wasruimte niet betrokken in de plannen. (toegezegd door vorig bestuur?).
Antwoord: Is niet conform het PvA zoals tijdens de ALV gepresenteerd en waarvoor het bestuur mandaat heeft gekregen.
Hierna ontstaat er een levendige discussie over een eventuele plaats van de was-ruimte in de uitbreiding. Diverse alternatieve locaties worden besproken met als con-
clusie dat de huidige plaats (mede gelet op de beschikbare ruimte in de kantine om te drogen) de meest geëigende plaats is onze accommodatie. De wasruimte wordt al-dus niet meegenomen in de uitbreiding.
Vraag: Is het mogelijk de plannen verder te optimaliseren? Een voorstel is om de be-staande techniekruimte naast de scheidsrechtersruimte incl. c.v. ketel te verplaatsen naar bergruimte in de uitbreiding.
Antwoord: Ja, verbeteringen zijn altijd mogelijk binnen de contouren van de uitbreiding.
2.6 Presentatie financiële commissie door Ronald van der Veen;
De volgende zaken komen aan de orde;
* T.b.v. de uitbreiding zal een speciale rekening worden geopend. Hierdoor wordt het mogelijk de inkomsten en uitgaven goed te kunnen bewaken.
* Door de Rabobank Stimuleringsfonds is reeds € 10.000,- toegezegd.
* Door Ronald wordt een opsomming gegeven van allerlei mogelijke acties om fi-nanciële middelen te verwerven, waarbij het bestuur haar leden oproept vooral met ideeën te komen.
2.7 Stemming en uitslag.
Er wordt schriftelijk gestemd op het voorstel van het bestuur met als aanvulling dat er binnen de contouren van de uitbreiding optimalisaties mogelijk zijn.
De uitslag is als volgt; 11 stemmen tegen en 18 stemmen voor, waardoor het bestuur toestemming krijgt voor het realiseren van de uitbreiding.
3. Sluiting
De voorzitter Gerard Voorn sluit om 21.00 uur de vergadering en bedankt een ieder voor zijn inbreng en aanwezigheid namens het Bestuur.
